Cum devenim mai eficienți printr-un management inteligent al stocului
Activitatea zilnică a unui cabinet stomatologic poate fi uneori mai dificil de gestionat din pricina dinamicii complexe specifice domeniului. Planificarea este incontestabil soluția de care are nevoie orice manager de clinică dentară, iar acest lucru presupune o serie de aspecte importante ce trebuie să fie luate în considerare pentru eliminarea situațiilor mai puțin plăcute. Unul dintre lucrurile care pot genera o stare de neliniște în cadrul echipei este managementul materialelor consumabile și a altor obiecte și materiale de inventar.
În lipsa unei planificări eficiente, echipa medicală se poate afla în situația de a avea nevoie de un anumit produs sau instrument, iar fix în acel moment să constate absența obiectului de inventar necesar continuării acțiunii deja începute. Pe lângă faptul că o astfel de întâmplare indezirabilă va diminua productivitatea și profitabilitatea clinicii, aceasta va afecta inclusiv percepția pacientului asupra calității actului medical practicat în clinică sau chiar reputația clinicii pe termen lung dacă episodul se repetă și devine parte din atitudinile acceptate de către clinică. Astfel, este evident că un sistem eficient de control al inventarului este de neprețuit și pentru a fi mai ușor de implementat, acesta nu trebuie să fie complicat.
O problemă importantă în controlul inventarului este organizarea la nivelul resurselor umane. În cadrul clinicii trebuie să existe un plan stabilit și agreat la nivel de echipă, în care să fie specificat faptul că fiecare membru trebuie să înțeleagă cum funcționează controlul inventarului și implicit, fiecare persoană își va asuma responsabilitatea pentru îndeplinirea părții care îi revine în intregul sistem.
Pentru a avea trasabilitate asupra procesului, dar și claritate în ceea ce privește responsabilitatea implementarii unui sistem reușit, practica generală este ca o persoană să fie desemnată responsabilă pentru menținerea legăturii cu furnizorii și efectuarea comenzilor. Chiar dacă acest rol îi este distribuit unei singure persoane, controlul efectiv al inventarului este responsabilitatea întregului personal. În unele cabinete stomatologice, asistentul este responsabil de comandarea proviziilor legate de zona preventivă a practicii. Cei responsabili de zonele clinice ale cabinetului trebuie să noteze ce cantitate de produs mai este disponibilă atunci când se refac stocurile. Când produsul este pe final, trebuie să existe un sistem de comunicare pentru a indica că este timpul să se efectueze o nouă comandă. Majoritatea sistemelor permit asistentului administrativ sau personalului din recepție să păstreze o evidență a datelor referitoare la necesarul de comandă și a costurilor aferent produselor. Acest lucru ajută la urmărirea momentului când este primit un stoc sau a cantității de produs utilizată. În majoritatea situațiilor, persoana care folosește ultimul articol trebuie să adauge produsul pe lista de achiziții sau să se asigure că a transmis informația privind nevoia de refacere a stocului pentru produsul respectiv către persoana responsabilă, desemnată în cadrul echipei. Totodată, ca urmare a acestor acțiuni se pot forma anumite obiceiuri de consum la nivelul clinicii, care să permită niște estimări ce pot ușura procesul de management al inventarului.
Un art rol important în clinică este cel al persoanei desemnate să fie responsabilă de gestionarea deșeurilor periculoase și menținerea Fișelor cu Date de Siguranță (FDS). Cu toate acestea, așa cum s-a menționat anterior, toți membrii personalului sunt responsabili pentru a oferi informațiile necesare bunei desfășurări în ceea ce privește managementul deșeurilor din clinică.
Un lucru important de reținut cu privire la eficiența unui sistem de gestionare a inventarului este că acesta trebuie să fie conceput astfel încât să se elimine în totalitate posibilitatea ca atunci când un produs este necesar, persoana care intenționează să îl folosească să găsească în locul acestuia doar un ambalaj gol.
Tipuri de materiale de inventar și categorii de bază
Produsele de inventar pot fi împărțite în trei categorii de bază: consumabile, neconsumabile și produse de capital sau bunuri fixe. Cele consumabile sunt articole de unică folosință, cum ar fi mânusi, măști de protecție, ace, diferite tipuri de compozit, anestezice, medicamente sau suturi mediale. În categoria produselor neconsumabile intră articolele reutilizabile care nu constituie o cheltuială majoră, mai exact majoritatea instrumentelor dentare, cu excepția celor de unică folosință. Iar produsele de capital sunt în general reprezentate de echipamente mari și costisitoare care sunt rareori înlocuite, cum ar fi computerele, sterilizatoarele, aparatele pentru realizarea radiografiilor sau scaunele dentare.
Selectarea furnizorilor și eficientizarea costurilor de achiziție
Totalul materialelor necesare este în general acoperit prin colaborarea cu mai mulți furnizori, dat fiind faptul că este foarte puțin probabil ca unul singur să poată să acopere nivelul de detaliu și specificitatea fiecărui cabinet sau clinică dentară. În plus, cumpărarea de la mai mulți furnizori poate fi mai economică, prin faptul că persoana responsabilă de achiziție va urmări în mod constant evoluția pieței și se va asigura întotdeauna că acceptă prețul corect pentru produsele comandate.
Mulți furnizori au reprezentanți de vânzări care vizitează cabinetele dentare pentru a promova produsele și a obține comenzi. Persoana responsabilă din cadrul clinicii trebuie să fie pregătită atât prin buna cunoaștere în general a produselor disponibile pentru a putea pune întrebările potrivite, cât și în ceea ce privește necesarul și nevoie particulare ale clinicii în eventualitatea plasării unei comenzi. În unele cazuri, reprezentanții discută inclusiv cu medicul stomatolog pentru a prezenta beneficiile unui produs nou, iar în alte situații medicul transmite toate informațiile necesare persoanei responsabile, de obicei personalului din front desk.
Un aspect important de luat în seamă este alegerea furnizorilor în funcție de mai multe criterii pe lângă cel financiar, cum ar fi recomandările altor colegi din comunitate, experiențele achizițiilor anterioare, varietatea produselor disponibile sau timpul de livrare al comenzilor. Indiferent de criteriile care se iau în calcul la momentul achiziției, aspectul esențial care trebuie să determine decizia de cumpărare este calitatea produselor oferite. Materialele trebuie să fie produse de calitate și, acolo unde este cazul, să respecte specificațiile Ministerului Sănătății și altor organisme de control.
Realizarea unui sistem de inventariere
Primul pas în organizarea procesului de management al inventarului este simplificarea acestuia. Un sistem de inventar este în definitiv o listă a stocului și activelor din cabinetul dentar. Această listă este împărțită în două părți: echipamente de capital și provizii consumabile și neconsumabile. Este util ca personalul responsabil să se familiarizeze atât cu tipurile și cantitățile de produse și materiale utilizate în cabinet cât și cu valoarea monetară a inventarului curent și cantitățile minime și maxime de produse necesare pentru cabinet. Cu un sistem manual, acest lucru poate fi realizat folosind un tabel la care vor avea acces persoanele relevante pentru proces, însă responsabilitatea acurateței informației va rămâne unei singure persoane. Totodată se pot folosi și programe, aplicații și alte softuri dedicate care automatizează o parte din proces și ușurează considerabil munca persoanei care se ocupă de realizarea inventarului. Un sistem de automatizare ajută inclusiv prin faptul că scade probabiliteatea apariției eroilor în fluxul de comandă.
Controlul inventarului în cazul bunurilor fixe
Bunurile fixe au de asemenea nevoie să fie inventariate în cadrul unui proces dedicat. Acest lucru presupune că persoana responsabilă trebuie să fie în permanență informată cu privire la termenul de garanție al aparaturii din cabinet sau la datele la care sunt necesare revizii și verificări. Pentru a se asigura că datele importante nu sunt depășite, este esențial ca sistemul de inventariere să cuprindă pentru fiecare articol informații despre acesta, inclusiv data achiziției, numerele de serie, anumite comentarii despre produs, sau datele de garanție. Suplimentar, în special în cazul clinicilor mai mari, sistemul de inventariere a bunurilor fixe poate să curprindă informații și despre sediul, etajul sau camera în care se află aparatul respectiv.
Implementarea unui sistem de inventariere eficient poate părea un proces complicat la prima vedere, dar beneficiile sale pe termen lung sunt incontestabile. Odată ce bunurile fixe și mobile, consumabilele și categoriile aferente sunt clar definite și organizate, clinica dentară va cunoaște o creștere semnificativă a eficienței și productivității.
Instruirea personalului responsabil cu gestiunea stocurilor este esențială pentru a înțelege importanța respectării protocolului stabilit. Prin implementarea unui sistem riguros de inventariere, echipa va putea lucra mai ordonat, mai relaxat și mai eficient, contribuind la o atmosferă generală mai pozitivă în cadrul clinicii.
ADOM – Asociația Dental Office Managers s-a inspirat din experiența de peste 25 de ani a grupului de clinici DENT ESTET, care a testat și implementat de-a lungul timpului variate protocoale și procese de lucru pe care le-a îmbunătățit continuu, inclusiv procesul de gestionare eficientă a inventarului în cadrul clinicii dentare.
Prin programele ADOM, cursanții primesc acces la mai mult decât o comunitate extinsă de specialiști. Prin explicarea și oferirea seturilor complexe de proceduri si protocoale ca și materiale livrabile incluse în pachetele de curs, participanții au instrumentele și resursele de care au nevoie, gata de a fi implementate încă din ziua următoare. Cu ajutorul acestora, aceștia își pot crea incontestabil propriile sisteme de management și pot avea un rol activ în atingerea succesului în cadrul propriilor clinici.
Investiția în timp și resurse, necesară implementării unui sistem de inventariere, precum și asimilării altor protocoale de lucru la fel de importante va fi cu siguranță recompensată în multiple moduri, de la economii semnificative de costuri, până la o creștere considerabilă a satisfacției echipei care va învăța să lucreze cu efort mai mic, obținând rezultate de excelență.