Cum eficientizam activitatea cabinetului stomatologic vara?
Conducerea unui cabinet stomatologic presupune atat cunostinte solide de management cat si posibilitatea de a ne adapta in functie de perioada anului in care ne aflam. In caz contrar, se poate ajunge la o activitate dezorganizata in cabinet si, implicit, la pierderea pacientilor. Este foarte probabil sa ne confruntam cu aceasta situatie mai ales vara, cand pacientii urmeaza tratamente stomatologice similare, iar perioadele de concediu ale personalului din clinica adesea coincid.
Pentru eficientizarea activitatii in cabinetul stomatologic pe timpul verii si pentru performanta atat la nivel administrativ, cat si clinic, trebuie sa tinem cont de cateva sfaturi:
Programeaza pacientii dimineata
Mai mult de 60% dintre procedurile complexe (de implant dentar, estetica sau chirurgie) ar trebui sa fie realizate dimineata, cand pacientul este mult mai relaxat. Acest lucru este valabil si in cazul copiilor, care sunt mult mai receptivi la indicatiile medicilor atunci cand sunt odihniti. Restul de peste 30% este recomandat sa fie alocat profilaxiilor, consultatiilor de rutina si urgențelor. Mai mult decat atat, statisticile arata ca tot mai multi straini profita de concediile de vara si aleg Romania pentru tratamente precum implant sau protetica dentara, trend ce se afla in plina crestere (intre 15 si 20% de la an la an.) Insa, un lucru foarte important pe care trebuie sa il avem in vedere este faptul ca timpul pe care il petrec in Romania este scurt comparativ cu complexitatea tratamentelor dentare pe care vor sa le urmeze. De aceea, trebuie sa ne asiguram ca putem programa pacientul astfel incat sa ducem la bun sfarsit tratamentul in intervalul de timp propus.
Asigura-te ca este disponibil intotdeauna un cabinet pentru profilaxie
Vara este perioada in care cererea de profilaxie este mai mare, iar daca in cabinetul tau nu se intampla asta atunci ar trebui sa te gandesti la metode alternative de promovare. Nivelul de performanta si de crestere al cabinetului stomatologic nu poate fi atins fara o campanie de marketing dedicata.
De aceea, perioada verii poate fi un moment prielnic pentru o campanie de vanzari prin care sa fie transpusa cererea pentru profilaxie. Ne putem folosi de aceasta ocazia petru a trimite un newsletter pacientilor, prin care le amintim ca au trecut 6 luni de la ultima profilaxie si sa le oferim un pret promotional.
Pentru evitarea reprogramarilor si reducerea numarului de consultatii ce nu pot fi onorate, asigura-te ca ai disponibil un cabinet si un asistent de profilaxie special pentru aceasta procedura.
Pentru cabinetele stomatologice cu cel putin 2 unit-uri dentare, este recomandat ca timpul de asteptare sa nu fie mai mare de 2 zile. Mai mult, poti opta ca varianta inceperea programului din cabinet mai devreme pentru a creste volumul programarilor dimineata (7:30-8.00) fata de restul anului. O alta solutie pentru eficientizarea activitatii din cabinetul stomatologic ar putea fi programarea consultatiilor sambata, insa, fiti foarte atenti cu plata personalului daca optati pentru aceasta varianta.
Planifica perioada de concediu a personalului astfel incat medicul sa aiba intotdeauna un asistent la dispozitie.
Pentru a evita situatia neplacuta in care medicul stomatolog este depasit de volumul de munca din cauza lipsei de ajutor, este recomandat ca perioada de concendiu pentru medic si asistent sa coincida. Astfel, sansele de a se produce intarzieri in program sunt mai mici, iar posibilitatea de a programa pacienti noi este mult mai mare.
Programeaza mai multe consultatii de prima vizita
Chiar daca un medic specializat pe o anumita ramura stomatologica este in concediu, asta nu inseamna ca activitatea cabinetului trebuie intrerupta, iar performanta sa minimizata. Vara poate fi considerat un moment prielnic pentru cresterea numarului de pacienti noi prin programarea consultatiilor de prima vizita, cu caracter predominant educativ. Astfel, intre timp, pacientii pot fi directionati catre profilaxie, iar dupa aceasta consultatia de specialitate
Programeaza copiii si adolescentii in timpul saptamanii
Daca pe tot parcursul anului programul de la scoala ii fac pe adolescenti si pe parinti sa programeze vizitele la medicul stomatolog mai ales in week-end, ei bine vara lucrurile stau exact invers: putem planifica consultatiile astfel incat sa vina in timpul saptamanii.
Daca planificam programul cabinetului stomatologic fara sa tinem cont de perioada anului in care ne aflam, se poate ajunge la intarzieri, amanari si pierderea pacientilor. Aceste situatii pot contribui la cresterea nivelului de stres pentru toti cei care lucreaza in cabinet. In schimb, cand timpul este bine alocat, cabinetul stomatologic se bucura de rezultate excelente: pacienti mai fericiti, si o echipa mult mai performanta.